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¿Cerrado por vacaciones? 5 cosas que debe hacer la empresa antes de irse de vacaciones

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El final de la liga de fútbol, el final de los coles, el calor y la apertura de piscinas, las inagotables ofertas de últimas horas con ofertas de paradisiacos destinos… todo apunta a que la cuenta atrás para las vacaciones de verano en las empresas ya ha empezado.

A diferencia de lo que ocurre en empresas de otros países, en España el mes de agosto sigue siendo sinónimo de cerrado de vacaciones. Si bien es cierto que la proliferación de toda suerte de dispositivos inteligentes ha hecho que en los últimos años los empresarios y trabajadores sigan conectándose de forma remota desde la playa o montaña y, este año, gracias al fin del roaming también podrán hacerlo desde cualquier otro país de la Unión Europea.

El final de la liga de fútbol, el final de los coles, el calor y la apertura de piscinas, las inagotables ofertas de últimas horas con ofertas de paradisiacos destinos… todo apunta a que la cuenta atrás para las vacaciones de verano en las empresas ya ha empezado.

A diferencia de lo que ocurre en empresas de otros países, en España el mes de agosto sigue siendo sinónimo de cerrado de vacaciones. Si bien es cierto que la proliferación de toda suerte de dispositivos inteligentes ha hecho que en los últimos años los empresarios y trabajadores sigan conectándose de forma remota desde la playa o montaña y, este año, gracias al fin del roaming también podrán hacerlo desde cualquier otro país de la Unión Europea.

Hay que señalar por otra parte, que frente a la creencia popular de que España es un país de fiestas y vacaciones, no somos el país en el que las empresas conceden más días festivos a sus empleados: Baréin, Yibuti, Finlandia, Francia, Guinea, Kuwait, Libia, Maldivas, Nicaragua, Togo y Yemen son los once estados donde se disfruta de mayor tiempo de descanso. Este conjunto variopinto otorga por ley 30 días mínimos a los trabajadores, según datos del Banco Mundial del año pasado. Claro que, por otra parte, con la nueva legislación francesa de principios de año, el país galo ha sido uno de los primeros en regular lo que ha denominado la “desconexión” para ayudar a conciliar durante las vacaciones. Y es que según datos de Randstad, tres de cada diez asalariados españoles reconocen no ser capaces de desconectar durante sus vacaciones.

Así que con la llegada de las vacaciones en la empresa surgen las prisas por dejar cerrados esos temas que llevamos arrastrando desde hace algunos meses por terminar de planear aquel otro proyecto… así que desde el blog de RB Ruiz Beato Abogados queríamos echaros una mano y recordaros las cinco cosas que debéis hacer antes de ir de vacaciones.

Estructurar las vacaciones: Aunque agosto sigue siendo el mes por excelencia de vacaciones, bien es cierto que pocas empresas cierran ya sus puertas todo el mes. Lo habitual es que si disminuye su actividad, también lo haga el número de empleados dedicados a la misma. Por tanto tener una organización de vacaciones adecuada no sólo ayuda a los empleados a planificar y conciliar mejor sus vacaciones, sino que también permite seguir atendiendo a los clientes con la diligencia debida. La empresa siempre tiene que contar con recursos y medios para poder sacar adelante su actividad y cubrir cualquier imprevisto. No solo ante un aumento inesperado de actividad sino también de cualquier suplencia o baja de cualquiera de sus trabajadores que también ocurren durante las vacaciones.

Notificaciones Administraciones Públicas: Antes de irse de vacaciones deberás haber cumplimentado y presentado cualquier obligación formal, ya sean impuestos trimestrales, impuesto de sociedades, depósito de cuentas… sino lo has hecho con anterioridad es muy recomendable comunicar tanto a la Tesorería de la Seguridad Social como a la Agencia Tributaria que te encuentra de vacaciones, para que durante dicho periodo no se te notifique ninguna resolución y, en consecuencia, no corran plazos para contestar alegaciones.

Organizar los pagos y cobros: El hecho de que gran parte de los españoles apuesten por agosto para disfrutar de sus vacaciones, no significa dejar de atender las obligaciones y compromisos que cada empresa adquiere. Por tanto hay que dejar antes de iniciar las mismas, las instrucciones adecuadas para que durante dicho periodo no se incurra en morosidad y por tanto se desatienda a nuestros proveedores ni por otro lado, para dejar de cobrar cantidades provenientes de ingresos ya facturados, que muy posiblemente a la vuelta de las vacaciones, tras lo gastado y la disminución de ingresos por menor actividad, serán de muchísima utilidad para reactivar la actividad.

Culminar las negociaciones pendientes: Desde un punto de vista de negocio estratégico, es conveniente zanjar cualquier asunto que esté abierto y que pueda ser objeto de resolución. Además de dejar los deberes hechos podrá descansar y desconectar durante el disfrute de las vacaciones y no estar siendo interrumpido constantemente. Más vale disfrutar de varios periodos de tiempo intermitentes y disfrutarlos, que irse una larga temporada con la maleta, el ordenador, tablet, móvil y correo incorporado. No olvides dejar un mensaje automático que comunique a quien te envíe un correo que estás ausente o en periodo vacacional y si puede redireccionar los mismos a otro trabajador, que en todo caso te pueda llamar si realmente se trata de algo trascendente o de urgencia.

Organizar los cambios: Muchas empresas aprovechan el periodo de vacaciones para realizar cambios, desde reformas en la oficina, traslados, reestructuración de personal, nuevos emprendimientos. Posiblemente sea la mejor época para poder llevarlos a cabo y la mejor época para dedicarles tiempo y pensar para tomar futuras decisiones, pero hay que tener en cuenta que dichos cambios deben de haberse realizado antes de la vuelta de vacaciones o las decisiones tiene que estar tomadas con anterioridad a la reincorporación, para que la actividad de la compañía no se vea afectada con el inicio del trabajo habitual tras las vacaciones.

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